tirsdag, oktober 02, 2007

Papir og kaos

Jeg har en jobb der jeg må sjonglere masse baller. En god del av de ballene faller ned, for det er litt for mange baller å holde i luften samtidig for meg. Jeg prøver stadig å finne nye måter for meg å holde kontroll på. Det er ikke enkelt. Skrivebordet mitt ser ut til å alltid flyte over av papirer som krever min oppmerksomhet, oppgaver som er slengt over av sjefen eller duppedingser som skal bestilles fordi "ÅååååUPS - vi er tomme!!"

Da blir skrivebordet lett seende ut som på bildet til venstre her...

Noe av det jeg har startet med er arkivering i plastlomme. Sammen med heftig bruk av googlekalenderen.
Fremgangsmåte: Innkommende ordrer som skal registreres, reiseregninger til utbetaling, leverandørreskontroer som skal avstemmes, saker til oppfølging osv osv - hver sånn sak har jo ett eller annet papir. Enten en faks eller mailutskrift eller skriblet notat i en notatbok. Jeg legger papiret i en plastlomme, setter på en blå post-it-lapp og noterer på hva som skal gjøres. Jeg setter også på en sånn liten plastlapp med nummer på - helt øverst på folderen.
I kalenderen min skriver jeg inn f.eks. "Grønn 1 - regnskap" som emne, og under beskrivelse om det er noe mer jeg skal huske.

Noen mener sikkert at jeg bruker masse tid på å lage disse plastlommesakene. Men... jeg kan bruke en hel dag på å få laget og skrevet ut en faktura (med fakturaunderlag) fordi det er så mye som skal sjekkes og dobbeltsjekkes, og da sier det seg selv at jeg må ha en eller annen slags orden for hva som haster og hva som kan delegeres bort til en annen dag.

For den som lurer på om jeg klarer å holde "behandlingstempoet" oppe, så gjør jeg ikke det. jeg driver hver eneste dag og flytter saker til neste dag. Men det er færre baller som faller ned og svimeslår meg på nedturen deres...

Mens jeg i dag satt og fikk unna litt papirer kom jeg plutselig på en episode fra min barndom. Pappa hadde en forkjærlighet for å bruke rutete papir til å skrive og notere på, og det hadde jeg lagt merke til. Så en dag lå det et slikt ark på kjøkkenbenken. (Eller muligens en hel blokk - det er ikke viktig.) Og jeg fikk en ide...
"Kjære XXXX -
jeg ELSKER deg!

Din Snefrid"

Jeg klarte å forstille håndskriften min såpass at det ikke var helt klart at det var jeg som hadde skrevet det. Arket ble brettet sammen og krøllet litt, og så var det bare å vente. To dager tok det før mamma oppdaget arket. Pappa skjønte ikke noen verdens ting av dette. Og mamma tok det ikke særlig alvorlig - de var mer bekymret for hvordan 'brevet' hadde havnet på kjøkkenbenken vår enn for noe annet. Så etter en dag måtte jeg jo fortelle. Jeg husker at jeg lo godt, og heldigvis tok mine foreldre det med humor de også.
I dag sitter jeg her og ler av det igjen. Hvor infam kunne jeg ikke være? Det var ikke mange fantestreker jeg gjorde som barn, så det er godt å huske de få med glede.

Med til historien kommer det at et års tid etterpå flyttet det en dame til nabolaget som faktisk HET Snefrid. Vi humret en del av det...

1 kommentar:

  1. Sitat: "Noen mener sikkert at jeg bruker masse tid på å lage disse plastlommesakene"

    Men det er jo å LAGE system som er morsomt. Å følge det, derimot... *sparke*

    Ellers synes jeg skrivebordet var overmåte oversiktlig, man kan jo se opptil flere kvadratcentimeter av bordplaten! :-D

    SvarSlett